1. Rekisterinpitäjä
Nimi: IF Gnistan Ry & Oy
Y-tunnus: 0116554-4 & 3017054-5
Osoite: Käskynhaltijantie 11
Postinumero: 00640
Postitoimipaikka: HELSINKI
Puhelinnumero: 050 506 1082
Sähköpostiosoite: ilkka.vanala (at) gnistan.fi
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Yritys: IF Gnistan Ry & Oy
Nimi: Frans Enala
Osoite: Käskynhaltijantie 11
Postinumero: 00640
Postitoimipaikka: HELSINKI
Sähköposti: frans.enala (at) gnistan.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuran toiminnan toteuttamiseksi seuraaviin tarkoituksiin:
- Jäsen- ja harrastetoiminnan sekä joukkue- ja harjoitustoiminnan järjestäminen
(käsittely perustuu jäsenyyteen tai toimintaan ilmoittautumiseen liittyvään sopimukseen)
- Tapahtumien ja otteluiden järjestäminen, asiakaspalvelu sekä lipunmyynti
(käsittely perustuu sopimukseen)
- Viestintä ja tiedottaminen seuran toiminnasta
(käsittely perustuu sopimukseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun)
- Laskutus, maksujen käsittely ja kirjanpito
(käsittely perustuu sopimukseen sekä lakisääteisiin velvoitteisiin)
- Toiminnan kehittäminen ja analysointi
(käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun)
- Markkinointi ja evästeiden käyttö
(käsittely perustuu suostumukseen)
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu seuran toiminnan ylläpitämiseen, kehittämiseen sekä jäsenviestintään.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite)
- syntymäaika
- joukkue- ja harrastustiedot
- huoltajan tiedot (alaikäisten osalta)
- asiakas- ja sopimustiedot
- maksutiedot ja laskutustiedot
- viestintä- ja suostumustiedot
- verkkopalveluiden käyttöön liittyvät tiedot
Henkilötunnusta ei pääsääntöisesti käsitellä.
5. Alaikäiset
Henkilötietoja käsitellään alaikäisistä henkilöistä osana seuran junioritoimintaa, kuten harjoitus-, kilpailu- ja tapahtumatoiminnan järjestämiseksi.
Alaikäisten henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti huoltajalta ja käsittely perustuu jäsenyyteen tai osallistumiseen liittyvään sopimukseen. Tarvittaessa huoltajalta pyydetään erillinen suostumus esimerkiksi markkinointiin tai kuvien ja videoiden julkaisuun. Alle 13-vuotiaiden osalta huoltaja antaa suostumuksen tietojen käsittelyyn. Rekisterinpitäjä huomioi alaikäisten erityisen suojan henkilötietojen käsittelyssä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
- rekisteröidyltä tai huoltajalta
- ilmoittautumisten ja jäsenyyksien yhteydessä
- verkkopalveluiden käytön yhteydessä
7. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Henkilötietoja luovutetaan vain silloin, kun se on tarpeen toiminnan toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:
- viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti (esimerkiksi kirjanpitoon tai viranomaispyyntöihin liittyen)
- maksupalveluntarjoajille maksujen käsittelyä varten
- IT- ja järjestelmäpalveluiden toimittajille, jotka ylläpitävät rekisterinpitäjän käyttämiä järjestelmiä
- viestintä- ja markkinointipalveluiden tarjoajille viestinnän toteuttamiseksi
Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä. Nämä käsittelijät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja ainoastaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuojaa koskevat sopimukset.
Henkilötietoja käsitellään muun muassa seuraavissa järjestelmissä:
- MyClub (jäsen- ja harrastajarekisteri)
- maksupalvelujärjestelmät
- viestintä- ja markkinointijärjestelmät
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille itsenäisiin markkinointitarkoituksiin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, mikäli rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat käsittelevät tietoja näillä alueilla. Tällaisia siirtoja voi tapahtua esimerkiksi käytettäessä kansainvälisiä viestintä- tai markkinointipalveluita. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että henkilötietojen suojaamiseksi käytetään asianmukaisia suojatoimia. Näitä ovat esimerkiksi:
- Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet
- muut lainmukaiset siirtomekanismit
Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoa henkilötietojen siirroista sekä sovellettavista suojatoimista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään:
- jäsen- ja asiakassuhteen ajan sekä enintään 5 vuotta sen päättymisestä
- kirjanpitoaineiston osalta kirjanpitolain mukaisesti
- markkinointitietojen osalta kunnes suostumus peruutetaan
10. Rekisterin suojaus
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ne suojataan asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy omiin tietoihinsa
- pyytää tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista
- rajoittaa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- peruuttaa suostumus
Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle.
12. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
PL 800, 005310 Helsinki
029 566 6777
tietosuoja@om.fi
13. Evästeet
Verkkosivusto käyttää evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi ja kävijäliikenteen analysoimiseksi.
Evästeitä käytetään esimerkiksi:
- sivuston toiminnan varmistamiseen
- kävijätilastointiin
- markkinointiin (vain suostumuksella)
Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia evästebannerin kautta.
14. Kuvien ja videoiden julkaisu
Seuran toiminnassa voidaan ottaa kuvia ja videoita harjoituksista, otteluista ja muista tapahtumista. Materiaalia voidaan käyttää ja julkaista seuran viestinnässä, kuten verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa. Kuvien ja videoiden julkaiseminen perustuu pääsääntöisesti rekisteröidyn tai huoltajan antamaan suostumukseen. Joissakin tilanteissa voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oikeutettua etua, esimerkiksi yleisen tapahtumakuvauksen yhteydessä, mutta tällöin huomioidaan aina henkilön yksityisyyden suoja.
Rekisteröidyllä tai huoltajalla on oikeus pyytää itseään koskevan kuvan tai videon poistamista.
15. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.
Viimeisin päivitys: [16.4.2026]
