IF Gnistan on nopeasti kasvava yli 1450 pelaajan jalkapalloseura, jonka pääasiallinen vaikutusalue on Pohjois-Helsingin Oulunkylä ja sen lähialueet. Seura tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet jalkapallon pelaamiseen pienimmistä poika- ja tyttöjoukkueista naisiin ja ikämiehiin saakka. Gnistanin miesten edustusjoukkue pelaa Veikkausliigassa ja naisten edustusjoukkue Kansallisessa Liigassa.
Myös toiminnan taloudellinen mittakaava on kasvanut merkittävästi. Koko Gnistan-konsernin liikevaihto lähentelee viittä miljoonaa euroa. Talvikaudella Gnistan maksaa palkkaa noin sadalle henkilölle, kun taas kesäkaudella palkansaajien määrä voi nousta jopa kahteensataan.
– Gnistanissa yhdistyvät vahva paikallisuus ja yhteisöllisyys sekä jatkuva halu kehittyä. Viime vuosien nopea kasvu ja toiminnan ammattimaistuminen näkyvät väistämättä myös taloushallinnossa. Kun toiminnan volyymi kasvaa, tarvitsemme entistä selkeämpiä prosesseja ja ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi. Netvisor auttaa meitä hallitsemaan kasvavaa kokonaisuutta tehokkaasti ja samalla vapauttamaan aikaa rutiineista toiminnan kehittämiseen, IF Gnistanin talouspäällikkö Leevi Liitti kertoo.
Lähes kaikki talousprosessit kulkevat Netvisorin kautta
Gnistanin kokoisessa organisaatiossa taloushallinto tarkoittaa päivittäin suurta määrää erilaisia tapahtumia. Palkanmaksun ja laskutuksen lisäksi taloutta seurataan jatkuvasti niin koko seuran kuin sen eri toimintojen tasolla.
Netvisor toimii Gnistanin taloushallinnon keskeisenä järjestelmänä.
– Käytännössä lähes kaikki konsernin talousprosessit kulkevat Netvisorin kautta. Hoidamme siellä muun muassa palkanmaksun, kulukorvaukset ja reskontrat. Lisäksi seuraamme talouden kehittymistä, valmistelemme raportteja ja kirjaamme työaikoja. Netvisor kokoaa suuren osan päivittäisestä taloushallinnostamme samaan paikkaan, Liitti sanoo.
Kasvun myötä myös taloushallinnon tapahtumien ja seurattavien kokonaisuuksien määrä on lisääntynyt. Liitin mukaan olennaista on, ettei toiminnan kasvu tarkoita samassa suhteessa lisääntyvää manuaalista työtä.
– Kun organisaatio kasvaa, taloushallinnon prosessien täytyy kasvaa sen mukana. Kaikkea ei voida ratkaista tekemällä enemmän käsin, vaan prosessien pitää olla mahdollisimman selkeitä ja tehokkaita. Samalla meidän täytyy pystyä seuraamaan jatkuvasti, missä taloudellisesti mennään.
Ajantasainen tieto helpottaa myös joukkueiden arkea
Netvisorin hyödyt eivät rajoitu Gnistanin hallintoon. Seuran juniorijoukkueissa talouteen liittyviä tehtäviä hoidetaan myös vapaaehtoisvoimin, jolloin toimivien ja mahdollisimman yksinkertaisten prosessien merkitys korostuu.
Netvisorin käyttöönoton myötä erityisesti juniorijoukkueiden talouden seuranta on kehittynyt.
– Netvisor on vähentänyt selvästi aikaa, joka kuluu pieniin taloushallinnon rutiinitehtäviin. Joukkueet näkevät omat laskunsa ajantasaisesti, ja esimerkiksi laskujen hyväksyntäprosessi on erittäin sujuva. Tämä helpottaa sekä omaa työtäni että joukkueiden taloudesta vastaavien vapaaehtoisten arkea, Liitti kertoo.
Ajantasainen tieto on tärkeää myös seuran johtamisen näkökulmasta. Mitä suuremmaksi toiminta kasvaa, sitä tärkeämpää on pystyä muodostamaan nopeasti kokonaiskuva talouden tilanteesta.
– Taloushallinnon tehtävä ei ole vain kertoa, mitä on jo tapahtunut. Ajantasaisen tiedon avulla pystymme seuraamaan toiminnan kehitystä ja reagoimaan tarvittaessa nopeasti. Se antaa meille myös paremman pohjan tulevien päätösten tekemiseen.
Integraatiot vähentävät manuaalista työtä
Gnistanissa käytetään Netvisorin rinnalla myös muita järjestelmiä. Jotta tieto ei jäisi erillisiin järjestelmiin tai vaatisi jatkuvaa käsin siirtämistä, integraatioilla on tärkeä rooli taloushallinnon kokonaisuudessa.
– Netvisorilla on integraatiot laajaan joukkoon erilaisia järjestelmiä. Tieto liikkuu käyttämiemme järjestelmien välillä sujuvasti ilman turhaa manuaalista työtä. Esimerkiksi juniorijoukkueiden laskutukseen käytämme erillistä järjestelmää, josta tarvittavat tiedot siirtyvät Netvisoriin. Tämän kokoisessa organisaatiossa sillä on jo huomattava vaikutus työmäärään, Liitti sanoo.
Automaatio vähentää samalla tarvetta käsitellä samoja tietoja useaan kertaan ja vapauttaa taloushallinnon työaikaa rutiinitehtävistä olennaisempiin kokonaisuuksiin.
Sujuvaa yhteistyötä myös tulevaisuudessa
Gnistanin toiminnan kasvaessa myös taloushallinnon tarpeet kehittyvät jatkuvasti. Siksi käytössä olevien järjestelmien lisäksi tärkeää on toimiva yhteistyö ja kyky vastata muuttuviin tarpeisiin.
– Yhteistyö Netvisorin kanssa on ollut todella sujuvaa. Tarvittavat muutokset ovat hoituneet vaivattomasti ja ajallaan. On ollut hyvä huomata, että tarpeitamme kuunnellaan ja asioita pystytään viemään nopeasti eteenpäin. Odotan yhteistyön jatkumista innolla myös tulevalla kaudella, Liitti päättää.
